Besprechungsprotokolle für den Mittelstand — KI-gestützt, DSGVO-konform
Ihr Protokoll schreibt sich selbst:Aufnehmen.Mitlesen.Abhaken.Meeting vorbei. Protokoll fertig.
Protokolly transkribiert Ihre Besprechungen live, per Audio-Upload oder aus bestehenden Texten — erkennt Sprecher automatisch, extrahiert Aufgaben und erstellt in Minuten ein strukturiertes Protokoll. Gehostet in Deutschland.
Dann fassen wir den aktuellen Stand für das Q3-Budget zusammen.
Die Freigabe für die zweite Tranche steht noch aus, IT-Leitung prüft bis Freitag.
Gut. Wer übernimmt die Rückmeldung an den Vorstand?
Das kann ich vorbereiten, brauche aber die Zahlen von Montag.
Aufgabe erkannt: Q2-Zahlen an J. Wendt liefern — bis Montag
Hosting in Deutschland
Serverstandort DE/EU, keine Datenübertragung in Drittländer.
DSGVO-konform
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) auf Anfrage verfügbar.
Kein KI-Training mit Ihren Daten
Ihre Besprechungsinhalte verlassen nie Ihre Mandantenumgebung.
Made in Germany
Entwicklung, Betrieb und Support aus Deutschland.
Protokollieren kostet Zeit, die niemand übrig hat.
Ohne Protokolly
- Ein:e Mitarbeitende:r tippt während der Besprechung mit statt aktiv mitzudenken.
- Protokolle entstehen Tage später aus Erinnerung und lückenhaften Notizen.
- Zugesagte Aufgaben verschwinden in E-Mail-Postfächern statt in einer Liste.
- Wer nicht dabei war, muss nachfragen oder das Protokoll mühsam querlesen.
Mit Protokolly
- Die Besprechung läuft ungestört — Protokolly transkribiert und erkennt Sprecher im Hintergrund.
- Das Protokoll steht innerhalb von Minuten, nicht Tagen, nach Ihrer Vorlage strukturiert bereit.
- Aufgaben werden automatisch erkannt, Verantwortlichen zugeordnet und bleiben nachverfolgbar.
- Teilnehmende lesen live mit oder ergänzen im Nachgang Kommentare — alles an einem Ort.
Drei Wege zum fertigen Protokoll.
Egal ob die Besprechung gerade läuft, bereits aufgenommen wurde oder nur als Text vorliegt — Protokolly verarbeitet alle drei Ausgangslagen gleich zuverlässig.
Live-Mitschrift
Während der Besprechung läuft die Transkription in Echtzeit mit – inklusive automatischer Sprechererkennung. Teilnehmende können per Link live mitlesen.
- Echtzeit-Spracherkennung (Azure Speech)
- Automatische Sprechertrennung
- Live-Freigabelink für Teilnehmende
Audio-Upload
Bereits aufgenommene Besprechungen als MP3, WAV, MP4 oder M4A hochladen – Protokolly übernimmt Transkription, Sprechererkennung und Zusammenfassung automatisch.
- Unterstützt MP3, WAV, MP4, M4A
- Automatische Sprecherzuordnung
- Verarbeitung im Hintergrund, Benachrichtigung bei Fertigstellung
Textanalyse
Bereits vorhandene Text-Transkripte einfügen und von der KI strukturieren, zusammenfassen und mit Aufgaben versehen lassen – ganz ohne Audiodatei.
- Import bestehender Mitschriften
- Wählbare Analysetiefe
- Ideal für Protokolle aus Drittsystemen
Was jenseits der Transkription passiert.
Ein Protokoll ist mehr als Text. Protokolly übernimmt die Aufbereitung, die sonst Nacharbeit bedeutet.
Anpassbare Protokoll-Vorlagen
Standard-Protokoll, Projektbesprechung, Kundengespräch, Daily – oder eigene Prompt-Vorlagen für Ihre Organisation.
Automatische Aufgabenextraktion
To-dos werden während des Gesprächs erkannt, Verantwortlichen zugeordnet und lassen sich direkt abhaken.
Firmen-Glossar
Fachbegriffe, Produktnamen und Abkürzungen hinterlegen – für spürbar präzisere Transkription und Zusammenfassung.
Export als PDF & DOCX
Fertige Protokolle in gängigen Formaten exportieren und direkt weiterverteilen oder archivieren.
Nachbesprechung
Teilnehmende ergänzen im Nachgang Text- oder Sprachkommentare – Rückfragen und Präzisierungen bleiben dokumentiert.
Mehrsprachig
Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – für internationale Teams und Gremien.
Mandantenfähig
Organisationen, Team-Einladungen und Rollen (Owner, Admin, Mitglied) für saubere Trennung zwischen Abteilungen oder Mandaten.
Eigenes Branding
Logo und Farbwelt Ihrer Organisation im Protokoll-Interface und in Exporten.
So entsteht Ihr Protokoll.
- 01
Besprechung starten oder Material hochladen
Live-Aufnahme beginnen, eine Audiodatei hochladen oder ein bestehendes Transkript einfügen.
- 02
KI transkribiert & erkennt Sprecher
Protokolly erstellt automatisch eine strukturierte, sprechergetrennte Mitschrift – gestützt durch Ihr Firmenglossar.
- 03
Zusammenfassung & Aufgaben entstehen
Auf Basis Ihrer Vorlage entsteht ein Protokoll mit Kernpunkten, Entscheidungen und zugeordneten Aufgaben.
- 04
Prüfen, ergänzen, exportieren
Sprecher benennen, Nachkommentare ergänzen und als PDF oder DOCX exportieren – oder direkt teilen.
Datenschutz ist kein Zusatzmodul, sondern Grundlage.
Protokolly wird gezielt für Organisationen entwickelt, die vertrauliche Inhalte besprechen — Verwaltung, Kanzleien, Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.
Serverstandort Deutschland/EU
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. der EU verarbeitet und gespeichert.
Keine Weitergabe an Dritte
Ihre Besprechungsinhalte werden nicht an Dritte verkauft, geteilt oder für fremde Zwecke verwendet.
Kein Training mit Kundendaten
Ihre Transkripte und Protokolle fließen nicht in das Training von KI-Modellen ein – weder unserer noch fremder Anbieter.
Konfigurierbare Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen pro Organisation festlegen, inklusive nachvollziehbarem Löschkonzept.
Rollen & Rechte
Feingranulare Zugriffskontrolle über Owner-, Admin- und Mitglieder-Rollen je Organisation.
AVV auf Anfrage
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für Business-Kunden verfügbar.
Hinweis: Die konkrete Ausgestaltung von Auftragsverarbeitung, Löschfristen und Datenschutz-Folgenabschätzung hängt von Ihrem Einsatzkontext ab. Wir unterstützen Sie dabei — eine individuelle rechtliche Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten empfehlen wir dennoch.
Transparent kalkulierbar, ohne Mindestlaufzeit.
Jedes Paket für beliebig viele Personen. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, monatlich kündbar — kein Kleingedrucktes.
Start
Für Selbstständige mit ein, zwei Terminen pro Woche.
pro Monat, zzgl. USt.
- 6 Besprechungsstunden pro Monat
- Aufnahmen hochladen zählt nur ein Drittel — bis zu 18 Std.
- Live-Mitschrift, Upload und Textanalyse
- Sprechertrennung, Zusammenfassung, Aufgaben
- Word-Export und Fachbegriffe
- Beliebig viele Personen
Team
Für kleine Teams mit festem Besprechungsrhythmus.
pro Monat, zzgl. USt.
- 16 Besprechungsstunden pro Monat
- Uploads bis zu 48 Std.
- Alles aus Start
- Eigene Protokoll-Vorlagen und gemeinsames Glossar
- Live-Link für Teilnehmende, Nachbesprechung
- Beliebig viele Personen, gemeinsamer Stundenpool
Business
Für Abteilungen, Gremien und Mittelstand.
pro Monat, zzgl. USt.
- 45 Besprechungsstunden pro Monat
- Uploads bis zu 135 Std.
- Alles aus Team
- Eigenes Branding im Protokoll
- AV-Vertrag, bevorzugter Support, Onboarding
- Beliebig viele Personen
So rechnen die Pakete
Jedes Paket enthält Besprechungsstunden. Abgerechnet wird je angefangener Minute — eine Besprechung, die nach 12 Minuten endet, kostet auch nur 12 Minuten.
- Live mitschreiben
- 1 Stunde = 1 Paketstunde
- Die Mitschrift entsteht in Echtzeit, mit Sprechertrennung.
- Aufnahme hochladen
- 3 Stunden = 1 Paketstunde
- Hochgeladene Aufnahmen zählen nur ein Drittel.
- Welches Paket passt?
- 1 Std. pro Woche ≈ 4,3 Std. im Monat
- Zwei wöchentliche Termine passen in Start, ein Team-Jour-fixe plus Kundentermine in Team.
- Paketstunden werden jeden Monat neu gutgeschrieben und verfallen mit der Periode.
- Zusatzstunden ohne Abo: 5 Std. für 19 €, 15 Std. für 49 €, 50 Std. für 139 € — zwölf Monate gültig, auch bei einem Paketwechsel.
- Verbraucht wird zuerst das monatliche Paket — es verfällt ohnehin. Zusatzstunden kommen erst danach dran.
- Testen: 14 Tage mit zwei Besprechungsstunden, ohne Zahlungsdaten.
Enterprise — ab 150 Stunden im Monat
Eigene Aufbewahrungsfristen, dedizierte Instanz und feste Ansprechperson. Preis auf Anfrage.
Häufig gestellte Fragen.
Ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. der EU. Es findet keine Verarbeitung außerhalb der EU statt.
Protokolly ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt. Für Business-Kunden stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bereit. Für Behörden und Kanzleien empfehlen wir zusätzlich eine individuelle Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten.
Die Genauigkeit hängt von Audioqualität, Dialekt, Hintergrundgeräuschen und Fachvokabular ab. Über das Firmen-Glossar lassen sich Fachbegriffe und Eigennamen hinterlegen, was die Erkennungsqualität spürbar verbessert. Wir nennen bewusst keine pauschale Prozentzahl, da diese je nach Aufnahmesituation stark schwankt.
Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – sowohl für Transkription als auch für die KI-Zusammenfassung.
Nein. Ihre Besprechungsinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt – weder von uns noch von unseren Verarbeitungspartnern.
Ja. Bezahlte Tarife sind monatlich kündbar, eine Mindestvertragslaufzeit gibt es nicht. Nach Kündigung können Sie Ihre Daten vor der Löschung exportieren.
Für Organisationen mit besonderen Anforderungen bieten wir On-Premise-Installationen und individuelle Enterprise-Vereinbarungen an. Sprechen Sie uns über das Kontaktformular an.
Teilnehmende erhalten einen Link, über den sie das Transkript während der laufenden Besprechung live mitlesen können – ganz ohne eigenen Account.
Im Paket Business können Sie Logo und Primärfarbe Ihrer Organisation hinterlegen, die in Oberfläche und Exporten erscheinen.
Sie legen die Aufbewahrungsfrist selbst fest. Nach Ablauf bzw. nach Kündigung werden Ihre Daten gemäß unserem Löschkonzept entfernt.
Bereit für Ihr erstes Protokoll?
Starten Sie kostenlos — Protokolly übernimmt die Mitschrift.
Kein Setup-Aufwand, keine Kreditkarte nötig. In wenigen Minuten einsatzbereit.